• Equipe MRinfo

4 dicas de como organizar os arquivos digitais de sua empresa

Atualizado: 26 de Jul de 2019


Você já se deparou com a situação de precisar imprimir um arquivo e ter dificuldades até para encontrá-lo? Ter uma boa organização é importante não só no ambiente físico, mas também no digital. Se você quer saber como organizar arquivos digitais da empresa, é só continuar acompanhando o post!


1. Crie diferentes pastas e subpastas


Para começar, uma boa ideia é criar pastas com suas funções principais: uma para guardar dados de clientes, outra para projetos e uma terceira para a parte financeira da empresa, por exemplo.


Além disso, é interessante também criar subpastas dentro das pastas principais, a fim de comportar diferentes categorias dentro do mesmo assunto. Caso necessário, adicione mais níveis dentro delas. Apenas tome cuidado para não exagerar e criar uma grande lista. O objetivo não é complicar, mas ter qualquer arquivo em mãos da maneira mais fácil possível.


2. Defina um padrão para os nomes


Depois de organizar as pastas, é preciso padronizar os nomes dos documentos. Assim, caso precise buscar por um tipo específico, você não ficará perdido no meio de tantos documentos diferentes.


Outro ponto é separar o tipo de documento em categorias — como “Contrato de Serviço” e “Serviço Prestado”. Caso realize o serviço “Instalação de Máquina”, por exemplo, você saberá que tem o acordo descrito e o tipo de atividade prestada na mesma categoria.


3. Separe diferentes versões por datas


Você pode estar se perguntando: e se caso tiver dois documentos realizados em períodos diferentes? E a resposta é simples! Quando é realizado um primeiro contrato e o serviço é prestado, é preciso dar como concluído esse procedimento. Dessa forma, quando o cliente solicitar outro serviço, um novo contrato deve ser firmado.


Para manter ambos armazenados de forma segura e ordenada, é interessante inserir a data de quando o acordo foi fechado no título do arquivo, ficando da seguinte maneira: “Contrato de Serviço 2017/12/06”. Utilizando a data dessa maneira (Ano/Mês/Dia), ficará mais fácil de encontrar o documento em ordem crescente ou decrescente, simplificando a busca.


4. Mantenha o ambiente digital limpo


Mesmo com as dicas passadas, pode ser que ocorram alguns deslizes na organização devido à correria do dia a dia. Porém, não é por isso que você deve deixar a metodologia de lado, visto que o acúmulo de documentos desordenados pode prejudicar (e muito!) a sua produtividade.


Para evitar isso, é importante manter o ambiente digital em ordem. Separe um período durante a semana para dar uma olhada nos arquivos criados e editados nos últimos dias. Outro ponto importante é sempre realizar um backup para manter todos os dados seguros — para o caso de ocorrer algum imprevisto. Desse modo, você conseguirá, de forma rápida, recuperar todos os arquivos e evitar maiores problemas.


E, por fim, sempre mantenha a área de trabalho o mais simples possível, tenha em mãos apenas atalhos de programas mais utilizados e, caso crie um novo documento, de imediato, salve no destino correto, a fim de evitar o retrabalho.


Para manter a produtividade diária, é importante investir alguns minutos na organização, seja apagando o que é desnecessário, seja colocando os dados em seus devidos lugares. O processo pode parecer complicado no início, contudo, tende a tornar-se simples e automático, com o passar do tempo.


Após essas dicas de como organizar arquivos digitais, está na hora de você começar a pensar no sigilo das suas informações. Para isso, não deixe de ler o nosso artigo com 5 motivos para você investir em Segurança da Informação! Nos vemos por lá.

 

Temos um modelo de contrato ajustado à necessidade da sua empresa, entre em contato,  teremos prazer em atendê-lo.

 Fale Conosco por e-mail, telefone ou formulário .

atendimento@mrinfo.com.br

Tel: (21) 3439-7117  /  (21) 3269-1258

(21)99973-5413

Sede: Av. das Américas 18.500 sala 528

Recreio dos Bandeirantes , Rio de Janeiro

Polos Técnicos: Barra, Pavuna, Realengo e Tijuca