.png)
Você já se deparou com a situação de precisar imprimir um arquivo e ter dificuldades até para encontrá-lo? Ter uma boa organização é importante não só no ambiente físico, mas também no digital. Se você quer saber como organizar arquivos digitais da empresa, é só continuar acompanhando o post!
1. Crie diferentes pastas e subpastas
Para começar, uma boa ideia é criar pastas com suas funções principais: uma para guardar dados de clientes, outra para projetos e uma terceira para a parte financeira da empresa, por exemplo.
Além disso, é interessante também criar subpastas dentro das pastas principais, a fim de comportar diferentes categorias dentro do mesmo assunto. Caso necessário, adicione mais níveis dentro delas. Apenas tome cuidado para não exagerar e criar uma grande lista. O objetivo não é complicar, mas ter qualquer arquivo em mãos da maneira mais fácil possível.
2. Defina um padrão para os nomes
Depois de organizar as pastas, é preciso padronizar os nomes dos documentos. Assim, caso precise buscar por um tipo específico, você não ficará perdido no meio de tantos documentos diferentes.
Outro ponto é separar o tipo de documento em categorias como “Contrato de Serviço” e “Serviço Prestado”. Caso realize o serviço “Instalação de Máquina”, por exemplo, você saberá que tem o acordo descrito e o tipo de atividade prestada na mesma categoria.
3. Separe diferentes versões por datas
Você pode estar se perguntando: e se caso tiver dois documentos realizados em períodos diferentes? E a resposta é simples! Quando é realizado um primeiro contrato e o serviço é prestado, é preciso dar como concluído esse procedimento. Dessa forma, quando o cliente solicitar outro serviço, um novo contrato deve ser firmado.
Para manter ambos armazenados de forma segura e ordenada, é interessante inserir a data de quando o acordo foi fechado no título do arquivo, ficando da seguinte maneira: “Contrato de Serviço 2017-12-06”. Utilizando a data dessa maneira (Ano/Mês/Dia), ficará mais fácil de encontrar o documento em ordem crescente ou decrescente, simplificando a busca.
4. Mantenha o ambiente digital limpo
Mesmo com as dicas passadas, pode ser que ocorram alguns deslizes na organização devido à correria do dia a dia. Porém, não é por isso que você deve deixar a metodologia de lado, visto que o acúmulo de documentos desordenados pode prejudicar (e muito!) a sua produtividade.
Para evitar isso, é importante manter o ambiente digital em ordem. Separe um período durante a semana para dar uma olhada nos arquivos criados e editados nos últimos dias. Outro ponto importante é sempre realizar um backup para manter todos os dados seguros — para o caso de ocorrer algum imprevisto. Desse modo, você conseguirá, de forma rápida, recuperar todos os arquivos e evitar maiores problemas.
E, por fim, sempre mantenha a área de trabalho o mais simples possível, tenha em mãos apenas atalhos de programas mais utilizados e, caso crie um novo documento, de imediato, salve no destino correto, a fim de evitar o retrabalho.
Para manter a produtividade diária, é importante investir alguns minutos na organização, seja apagando o que é desnecessário, seja colocando os dados em seus devidos lugares. O processo pode parecer complicado no início, contudo, tende a tornar-se simples e automático, com o passar do tempo.
Após essas dicas de como organizar arquivos digitais, está na hora de você começar a pensar no sigilo das suas informações!
